Manual Operativo del Sistema

Homologación de Proveedores

Guía completa de fases, responsabilidades por actor, requisitos documentales por tipo de proveedor y reglas operativas, plantillas de homologación y planes de suscripción del Sistema de Homologación de Proveedores.

Actor 1

Proveedor

Autogestión en el portal

Actor 2

Administrador

Homologa a los proveedores de su empresa

Actor 3

Superadministrador

Suscripciones y pagos de las empresas

Actores del Sistema y sus Responsabilidades

Proveedor

Acceso: Portal de Autogestión (rol proveedor)

Registro e Ingreso

› Crear su cuenta con el código de la empresa que lo invita (o desde el enlace de invitación que le envió), su RUC, Razón Social, correo y contraseña. También puede recibir su acceso ya creado por el Administrador.
› Al iniciar sesión, puede cambiar su contraseña desde el botón "Contraseña" en el encabezado.

Fases I – II (Verificación Inicial)

› Confirmar o completar su RUC y Razón Social en el formulario de Fase 1.
› Seleccionar su Rubro Comercial: Administrativo, Proveedor Clínico u Otros.
› Adjuntar los documentos que pide su plantilla de homologación (los obligatorios se marcan con *). Por defecto: Ficha RUC (SUNAT) y Declaración Jurada de Cumplimiento.
› Los documentos exactos dependen de la plantilla que le asignó la empresa (ver Sección 7). El formulario se arma automáticamente con ellos.
› Enviar y esperar validación del Administrador. El estado pasa a "Fase 1 en Evaluación".
⚠ Si el Administrador rechaza, el proveedor verá las observaciones y deberá reenviar los documentos corregidos.

Fase III (Carga Documental)

› Descargar los Formatos Base de Fase 2 desde la columna izquierda del portal.
› Completar y subir los documentos de Fase 2 que indique su plantilla (por defecto: Cuestionario y Lista de Chequeo).
› Subirlos antes del plazo de 10 días hábiles.
› El estado cambia a "Expediente en Auditoría".

Fase VI (Homologación)

› Al ser Aprobado, acceder al botón "Descargar Certificado" en su portal.
› El certificado es oficial, imprimible en PDF y tiene vigencia de 1 año desde su aprobación.
› Mantener vigentes sus documentos para procesos de renovación futura.

Regla importante

Los archivos se deben subir en formato PDF, DOCX o XLSX, con un peso máximo de 5 MB por archivo. Archivos en otros formatos serán rechazados automáticamente.

Administrador de la Empresa

Acceso: Panel del Administrador (rol administrador)

Panel de Control

› El banner del plan muestra cuántos proveedores usa de su límite (plan Free: 10) y el código de su empresa con el enlace de invitación para proveedores.
› La tabla Maestro de Proveedores muestra plantilla asignada, vigencia y fase de cada proveedor, con contador de días de espera (alerta roja > 5 días).

Alta de Proveedores

› "Nuevo Proveedor": crea la cuenta directamente eligiendo la plantilla de homologación, correo y contraseña temporal.
› O comparta el enlace de invitación para que el proveedor se registre solo (recibe la plantilla predeterminada).
› En el plan Free solo se pueden tener 10 proveedores activos; al llegar al límite se ofrece activar el plan Pro.

Plantillas de Homologación

› Botón "Plantillas": cree y edite plantillas con los documentos de la Fase 1 y la Fase 2.
› Asigne una plantilla distinta a cada proveedor desde la columna Plantilla de la tabla (ver Sección 7).

Evaluación y Auditoría de Expedientes

› "Evaluar" abre el Modal de Auditoría: previsualice cada documento y apruebe, observe o rechace cada archivo con comentarios.
› Seleccione la Decisión de Homologación (Aprobar Fase 1, Rechazar Fase 1, Requiere Auditoría, Aprobado o Bloqueado) y registre el sustento y el informe final, visibles por el proveedor.
› "Expediente" descarga todos los documentos en un ZIP. "Bitácora" muestra quién hizo qué y cuándo, con filtros por acción y fechas.

Usuarios y Credenciales

› Botón "Usuarios": lista todas las cuentas de la empresa. Permite cambiar correo y contraseña (sin pedir la clave actual), activar o desactivar cuentas y crear nuevos administradores.
› Cada proveedor también tiene un botón "Credenciales" en la tabla. Un proveedor desactivado no puede ingresar y deja de contar para el límite del plan.

Certificado y Suscripción

› Botón "Certificado": configure institución, firmante, cargo y nota al pie. Se guarda en la empresa y lo usan todos los certificados de sus proveedores.
› Botón "Suscripción": consulte su plan y cargue el comprobante de pago del plan Pro (ver Sección 8).

¿Cómo obtengo acceso?

Registre su empresa en registro_admin.php. Recibirá una cuenta de administrador y su código de empresa. Otros administradores los crea usted desde Usuarios.

Superadministrador

Acceso: Panel Superadministrador (rol superadmin) · propietario de la plataforma

Empresas y Suscripciones

› Pestaña Empresas: vea el plan, la vigencia, los administradores y el uso (proveedores / límite) de cada empresa.
› Gestionar: cambie el plan (Free/Pro), la fecha de vencimiento (+1, +3, +12 meses) o suspenda la empresa (sus usuarios no podrán ingresar).

Pagos

› Pestaña Pagos: revise los comprobantes cargados por los administradores y apruebe o rechace (el rechazo exige un motivo que verá la empresa).
› Al aprobar, el plan Pro se activa o se extiende automáticamente por los meses pagados.

Configuración y Actividad

› Configuración: escriba las instrucciones de pago (cuenta bancaria, Yape/Plin, etc.) que ven los administradores al cargar un pago.
› Actividad: bitácora global de la plataforma, con la empresa de cada evento.

Alcance del rol

El superadministrador gestiona la plataforma y los cobros; no accede a los expedientes ni documentos de los proveedores de cada empresa.

Proceso de Homologación – Detalle por Fase

Registro de Cuenta

Prerrequisito

Proveedor

• Acceder a /proveedores/ y hacer clic en "Regístrate aquí".
• Completar: RUC (11 dígitos), Razón Social, correo electrónico y contraseña.
• Una vez registrado, ingresar con su correo y contraseña.

Administrador

• Puede crear cuentas directamente con el botón "Nuevo Proveedor".
• Asigna categoría inicial, correo y contraseña temporal.
• Comunica credenciales al proveedor para que complete sus fases.

I-II

Fases I – II: Verificación Inicial

Estado: Fase1_Pendiente → Fase1_Evaluacion

Proveedor hace:

1. Confirmar/completar RUC y Razón Social en el formulario.
2. Seleccionar su Rubro Comercial (ver Sección 3 para documentos requeridos).
3. Adjuntar Ficha RUC (SUNAT) — obligatorio para todos.
4. Adjuntar Declaración Jurada de Cumplimiento — obligatorio para todos.
5. Adjuntar documentos según rubro (clínico u otros).
6. Enviar y esperar revisión. Estado: "Fase 1 en Evaluación".

Administrador hace:

1. Revisar los documentos recibidos usando el botón "Evaluar".
2. Verificar autenticidad de la Ficha RUC y la Declaración Jurada.
2a. Si aprueba: Seleccionar "Aprobar Fase 1 (Habilitar Fase 2)" → proveedor recibe acceso a Fase 2.
2b. Si rechaza: Seleccionar "Rechazar Fase 1" y registrar las observaciones en el campo de notas.
3. Guardar la evaluación con el sustento correspondiente.

III

Fase III: Carga Documental Complementaria

Estado: Fase2_Pendiente → Pendiente Plazo: 10 días hábiles

Proveedor hace:

1. Descargar los Formatos Base de Fase 2 desde la columna izquierda de su portal.
2. Completar y firmar el Cuestionario de Evaluación.
3. Completar y firmar la Lista de Chequeo.
4. Subir ambos documentos antes del plazo máximo de 10 días hábiles.
5. Estado cambia a "Expediente enviado a revisión".

Administrador hace:

1. Monitorear el contador de días de espera en la tabla Maestro.
2. Verificar que el proveedor haya subido los documentos en el plazo.
3. Los archivos de Phase 2 deben estar en la carpeta de formatos del servidor para que sean descargables (/files/).

Nota: El sistema registra automáticamente la fecha del último documento subido y alerta en rojo cuando supera los 5 días de espera.

IV-V

Fases IV – V: Auditoría y Validación

Estado: Pendiente / Auditoría

Proveedor hace:

1. Consultar periódicamente su portal para ver si hay observaciones del Administrador.
2. Si es solicitado, proveer documentación adicional o aclaraciones.
3. El estado visible en su portal es "Fase 2 en Auditoría" mientras está pendiente.

Administrador hace:

1. Descargar el Expediente Completo (ZIP) del proveedor.
2. Auditar todos los documentos en detalle.
3. Abrir el modal "Evaluar" y seleccionar decisión final.
4. Registrar el Sustento y el Informe Final / Plan de Desempeño.
5. Guardar la evaluación para actualizar el estado del proveedor.

Fase VI: Homologación y Certificación

Estado: Activo / Aprobado O bien: Bloqueado

Si es APROBADO — Proveedor:

✓ Ve el banner verde "¡Homologación Aprobada!" en su portal.
✓ Accede al botón "Descargar Certificado" para obtener el PDF oficial.
✓ El certificado tiene vigencia de 1 año y muestra: nombre, RUC, categoría, fechas y N° de certificado.

Si es BLOQUEADO — Proveedor:

✗ Ve el banner rojo "Homologación Rechazada / Bloqueada".
✗ Puede leer las notas del Administrador explicando el motivo del bloqueo.
✗ Debe contactar al Administrador para determinar si puede subsanar la situación.

Administrador hace:

1. Al aprobar (estado Aprobado), el sistema asigna automáticamente una vigencia de 1 año.
2. Puede imprimir/ver el certificado oficial desde el botón "Certificado" en la tabla.
3. Configurar la plantilla institucional del certificado (firmante, cargo, institución) desde "Plantilla Cert.".
4. Al bloquear un proveedor, el indicador "Bloqueos RPA" del dashboard se incrementa.
5. Monitorear vencimientos próximos en la columna Vigencia (alertas: VENCIDO, POR VENCER, VIGENTE).

Tipos de Proveedor y Documentos Requeridos

Los documentos de esta sección corresponden a las plantillas iniciales que recibe cada empresa (Administrativo/Servicios y Clínico). Cada administrador puede editarlas o crear las suyas y asignarlas por proveedor: ver la Sección 7.

Administrativo

Categoría: Administrativo

Perfil

Proveedores de servicios administrativos, consultorías, suministros de oficina, servicios generales y similares sin relación directa con la cadena clínica.

Documentos Fase 1 (adicionales)

Pólizas SCTR / Cumplimiento Normativo SST
Protocolos de Bioseguridad

+ Ficha RUC y Declaración Jurada (obligatorios para todos)

Proveedor Clínico

Categoría: Clínico · Mayor exigencia regulatoria

Perfil

Proveedores de equipos médicos, material biomédico, fármacos, insumos clínicos y cualquier producto que impacte directamente en la atención al paciente. Sujetos a regulación DIGEMID/MINSA.

Documentos Fase 1 (adicionales)

Verificación de BPA / BPM (Buenas Prácticas)
Registros Sanitarios (DIGEMID)

+ Ficha RUC y Declaración Jurada (obligatorios para todos)

Nota: El indicador DIGEMID en la tabla del Administrador refleja el estado de este rubro.

Otros

Servicios, Mantenimiento, TI, etc.

Perfil

Proveedores de servicios de mantenimiento, tecnología, limpieza, seguridad, alimentación, transporte y otros servicios de soporte no clínico que no encajan en las categorías anteriores.

Documentos Fase 1 (adicionales)

Pólizas SCTR / Cumplimiento Normativo SST
Protocolos de Bioseguridad

+ Ficha RUC y Declaración Jurada (obligatorios para todos)

Documentos Obligatorios para TODOS los Tipos

Ficha RUC (SUNAT)

Consulta actualizada del RUC en el portal de SUNAT. Debe mostrar el estado "Habido" y domicilio fiscal vigente. Formato aceptado: PDF.

Declaración Jurada de Cumplimiento

Documento descargable desde el portal (Formatos Base). Debe ser completado, firmado por el representante legal y devuelto en formato PDF, DOCX o XLSX.

Todos los archivos deben ser en formato PDF, DOCX o XLSX · Tamaño máximo por archivo: 5 MB

Flujo de Estados del Expediente

REGISTRO

Proveedor envía Fase 1

EVAL. FASE 1

Admin. aprueba

ESPERA FASE 2

Proveedor envía Fase 2

AUDITORÍA

Admin. aprueba

APROBADO ✓

Fase 1 Rechazada → Regresa a Fase1_Pendiente

El Administrador indica observaciones. El proveedor debe corregir y reenviar sus documentos iniciales.

Rechazado / Bloqueado → Estado Bloqueado

El proveedor no supera la auditoría final. No puede avanzar. Aparece en el indicador "Bloqueos RPA".

Estado en BD	Lo ve el Proveedor como	Lo ve el Administrador como	Acción requerida
`Fase1_Pendiente`	Formulario de Fase 1 visible para completar	FASE 1 PEND.	Proveedor: subir documentos
`Fase1_Evaluacion`	Banner azul: "Fase 1 en Evaluación"	EVAL. FASE 1	Administrador: evaluar expediente Fase 1
`Fase2_Pendiente`	Formulario de Fase 2 habilitado (10 días)	ESPERA FASE 2	Proveedor: subir cuestionario y chequeo
`Pendiente / Auditoría`	Banner amarillo: "Fase 2 en Auditoría"	AUDITORÍA F2	Administrador: auditar y emitir decisión final
`Activo / Aprobado`	Banner verde: "¡Homologación Aprobada!" + Botón Certificado	APROBADO ✓	Monitorear vigencia anual
`Bloqueado`	Banner rojo: "Homologación Rechazada / Bloqueada"	BLOQUEADO	Contacto directo con el Administrador

Reglas Operativas y Restricciones

Plazos

› El proveedor tiene 10 días hábiles desde la aprobación de Fase 1 para subir los documentos de Fase 2.
› El sistema muestra el contador de días desde el último documento subido. Rojo = más de 5 días de espera.
› Los certificados emitidos tienen vigencia de 1 año exacto desde la fecha de aprobación.
› La columna Vigencia alerta en amarillo (por vencer ≤ 30 días) y rojo (vencido).

Documentos

› Formatos aceptados: PDF, DOCX, XLSX únicamente.
› Tamaño máximo por archivo: 5 MB. Si el conjunto supera el límite del servidor, comprimir antes de subir.
› Cada documento se almacena en el servidor con marca de tiempo (para auditoría interna).
› Los documentos de Fase 2 descargables deben colocarse en la carpeta /proveedores/files/ del servidor para que estén disponibles.

Seguridad y Sesiones

› La sesión se valida en el servidor y dura hasta 12 horas. Para cambiar de usuario, hacer clic en "Salir". Tras 10 intentos de ingreso fallidos desde una misma red se bloquea el acceso durante 15 minutos.
› Todos los usuarios pueden cambiar su contraseña desde el botón "Contraseña" del encabezado.
› Si la sesión expira, la empresa se suspende o la cuenta se desactiva, el sistema muestra "Sesión finalizada" y solicita ingresar de nuevo.
› Cada empresa solo ve sus propios proveedores, plantillas, usuarios y bitácora. Los archivos no son accesibles por enlace directo: se sirven únicamente con sesión y permisos.

Situaciones Especiales

› Si el Administrador rechaza la Fase 1, el proveedor verá las observaciones en un banner rojo y podrá reenviar los documentos corregidos.
› Un mismo correo electrónico no puede estar registrado dos veces. Si un proveedor pierde su contraseña, el Administrador puede restablecerla desde Credenciales.
› El Administrador puede ver y descargar el certificado de cualquier proveedor aprobado de su empresa. El proveedor solo puede ver el propio.
› Los documentos requeridos los define la plantilla asignada por el Administrador, quien puede cambiarla en cualquier momento (afecta a los formularios pendientes; los documentos ya subidos se conservan). Solo se puede cargar la Fase 1 en estado Fase 1 pendiente y la Fase 2 en Fase 2 pendiente.

Guía de Acceso Rápido

Hay un único formulario de ingreso (portal.php) para los tres perfiles: el sistema reconoce el rol de la cuenta y abre el panel que corresponde. La página index.php es la presentación pública del sistema.

Acceso como Proveedor

1 Abrir el enlace de invitación de la empresa (portal.php?empresa=CÓDIGO) o ir a portal.php

2 Primera vez: "Cree su cuenta de proveedor" con el código de la empresa, RUC, razón social, correo y contraseña

3 Ingresar con correo y contraseña → completar las fases del proceso

Acceso como Administrador

1 Nuevo: registrar la empresa en registro_admin.php (plan Free incluido)

2 Ya registrado: ir a portal.php e ingresar con su correo y contraseña

3 Crear o revisar sus plantillas, invitar proveedores y evaluar expedientes

Acceso como Superadministrador

1 Ir a portal.php e ingresar con la cuenta del propietario de la plataforma

2 Revisar Pagos pendientes y aprobarlos o rechazarlos

3 Gestionar planes, vencimientos y suspensiones desde Empresas

Acciones Rápidas del Panel del Administrador

Nuevo Proveedor

Alta manual eligiendo la plantilla

Evaluar

Revisar documentos y emitir la decisión

Plantillas

Documentos requeridos por fase

Usuarios

Correos, contraseñas y estado de cuentas

Suscripción

Plan actual y carga de pagos

Bitácora

Auditoría de todo el proceso

Expediente

Descargar los documentos en ZIP

Certificado

Configurar firmante, cargo e institución

Plantillas de Homologación

¿Qué es una plantilla?

› Es la lista de documentos que un proveedor debe presentar en la Fase 1 (verificación inicial) y en la Fase 2 (carga documental).
› Cada documento puede ser obligatorio u opcional.
› Cada empresa nace con dos plantillas: Proveedor Administrativo / Servicios (predeterminada) y Proveedor Clínico.
› Hasta 30 plantillas por empresa y hasta 20 documentos por fase.

Cómo crearla y asignarla

1. Botón Plantillas → Nueva plantilla. Indique nombre y descripción.
2. Agregue los documentos de cada fase y marque cuáles son obligatorios. La Fase 1 y la Fase 2 deben tener al menos uno.
3. Guarde. Puede marcarla como predeterminada: se asigna a quienes se registran con el enlace de invitación.
4. En el Maestro de Proveedores, elija la plantilla de cada proveedor en la columna Plantilla. También se elige al crear un proveedor manualmente.

Reglas a tener en cuenta

› No se puede eliminar la plantilla predeterminada ni una que esté asignada a proveedores: reasigne primero.
› Si cambia una plantilla, el cambio se refleja en los formularios que el proveedor aún no ha enviado. Los documentos ya subidos se conservan.
› El proveedor ve el nombre de su plantilla en el portal y solo puede enviar archivos PDF, DOCX o XLSX de hasta 5 MB. El envío se valida completo antes de guardar: si falta un documento obligatorio no se guarda nada.

Planes, Suscripción y Pagos

Plan Free

US$ 0

› Gestión de hasta 10 proveedores activos.
› Todas las funciones: plantillas, auditoría, certificados y usuarios.
› Al llegar al límite no se pueden registrar más proveedores (ni activar cuentas desactivadas) hasta pasar a Pro o desactivar cuentas que ya no se usen.

Plan Pro

US$ 10 / mes

› Proveedores ilimitados.
› Se contrata por 1, 2, 3, 6 o 12 meses; el monto mínimo es US$ 10 por cada mes.
› Si vence, la empresa vuelve al plan Free: conserva todos sus datos, pero no puede registrar más proveedores mientras supere el límite.

Flujo de pago

El Administrador abre Suscripción y lee las instrucciones de pago.

Paga y carga el comprobante (PDF/JPG/PNG), método, referencia, fecha y meses. Solo puede haber un pago pendiente a la vez.

El Superadministrador revisa el comprobante en la pestaña Pagos y aprueba o rechaza (con motivo).

Al aprobar, el plan Pro se activa o se extiende. Si vencía, la nueva vigencia parte de hoy; si seguía vigente, se suma a la fecha actual.

Sistema de Homologación de Proveedores · v3.0

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